​Warum sogar Dein CEO Deine Meetings lieben wird​

​Besprechungsprotokoll: Bedenke die Dauer der Besprechung. Halte sie so kurz wie möglich, aber so lang wie nötig – normalerweise zwischen einer und zwei Stunden, und gehe dabei alle Aufgaben der Besprechung durch.

​Auch die Besprechungsmaterialien sind bei der Vorbereitung Deiner Besprechung wichtig. Füge der Einladung alle Dokumente, Präsentationen oder Materialien bei. Dies ist hilfreich bei der Vorbereitung einer wichtigen Besprechung und stellt sicher, dass abwesende Teilnehmer problemlos auf den neuesten Stand kommen.

​Besprechungszusammenfassung: Nach der Besprechung ist Deine Arbeit noch nicht beendet, die Besprechungszusammenfassung ist sehr wichtig. Erstelle ein ausführliches Besprechungsprotokoll, das alle erforderlichen Informationen enthält, z. B. wer teilgenommen hat, wo und wann die Besprechung stattgefunden hat sowie Titel und Positionen der Teilnehmer.

​Zeichne das Meeting zur späteren Verwendung auf, sei jedoch bei sensiblen Themen vorsichtig. Versende abschließend eine zusammenfassende E-Mail. Hänge das Meeting-Protokoll an und hebe wichtige Aufgaben, Verantwortliche und Fristen hervor. Dies sind weitere Tipps für erfolgreiche Meetings.

​Wenn Du diese sieben Tipps für erfolgreiche Meetings befolgst, kannst DU ein Meeting organisieren, das bei Deinen Kollegen einen bleibenden positiven Eindruck hinterlässt, und problemlos eine Vorstandssitzung oder ein Meeting mit dem CEO planen. Bereite Dich auf ein wichtiges Meeting vor, und der Erfolg wird sich mit Sicherheit einstellen.

​​Video-Abschrift:

​Wie beeindruckst Du Deinen CEO mit der Organisation Deiner Meetings?

​Zeit ist Geld, und deshalb hasst Goldbrain langweilige Meetings. In diesem Video erfährst Du, wie Du Deinen CEO und sogar Goldbrain mit Deiner Meeting-Organisation beeindrucken kannst.

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​So bereiten Sie sich auf ein wichtiges Meeting vor

​Heute werde ich über sieben Dinge sprechen, die Du bei der Organisation eines Meetings beachten solltest. Wenn Du diese sieben Dinge beachtest, kannst Du selbst die schwierigsten Meetings wie Meetings mit einem CEO, Meetings mit dem CFO, Vorstandssitzungen, Lenkungsausschusssitzungen und Managementmeetings problemlos meistern. Der Schlüssel zu einem Meeting, das allen gefällt, ist also eine gute Vorbereitung. Bereite Deine Meetings also gut vor, um Deine Kollegen zu beeindrucken. Die Vorbereitung des Meetings kann genauso lange dauern wie das Meeting selbst. Sei Dir also bewusst, dass eine gute Organisation, gute Vorbereitung, ein gutes Protokoll und eine gute Zusammenfassung des Meetings integrale Bestandteile eines hervorragenden Meetings sind, das allen gefällt.

​Das Publikum

​Beginne nun mit dem ersten Punkt, den Du bei der Organisation eines Meetings berücksichtigen solltest: das Publikum. Halte das Publikum so klein wie möglich. Viele Leute verbringen fast den ganzen Tag in Meetings. Nicht jeder muss an jedem Meeting teilnehmen. Nur die Entscheidungsträger, die wirklich wichtigen Personen, die zu einem Meeting beitragen. Aber vergiss die Leute nicht. Manchmal sind Meetings zu klein und Du vergisst wichtige Stakeholder, was die Dinge für Dich wiederum schwieriger macht. Du musst also die richtige Balance finden und gründlich darüber nachdenken, wer wirklich für ein Meeting benötigt wird, denn niemand hasst es mehr, als an einem Meeting teilzunehmen, das für ihn nicht relevant ist. Verschwende nicht die Zeit anderer Leute.

​Besprechungseinladung

​Das Zweite ist die Besprechungseinladung. Sende eine Besprechungseinladung immer ein paar Tage im Voraus. Ein Tag im Voraus kann zu kurzfristig sein, wenn eine größere Gruppe eingeladen wird. Normalerweise sendest Du also zwei bis drei Tage vor der Besprechung eine Einladung an alle Parteien, die an der Besprechung teilnehmen sollen. Du kannst Personen auf CC setzen, die nicht erforderlich sind und die optional teilnehmen können. In den Besprechungseinladungen kannst Du auch angeben, dass diese Personen optional an der Besprechung teilnehmen können, wenn sie denken, dass es für sie relevant ist. Mach es nicht für alle eingeladenen Personen obligatorisch, teilzunehmen. Mach einfach klar, wer relevant ist. Eine Besprechung ohne Einladung ist also keine gute Idee.

​Die Agenda

​Das Dritte ist eine Tagesordnung. Stelle immer eine Tagesordnung bereit. Eine Besprechungseinladung ohne Tagesordnung ist keine Besprechung, sondern eine Country-Club-Besprechung. Bereite eine klare Tagesordnung vor, damit jeder weiß, worum es bei dieser Besprechung geht und ob er kommen und etwas beitragen soll oder ob es in seinem Interesse ist, teilzunehmen. Beschränke die Tagesordnung auf etwa drei bis fünf Punkte, vielleicht sieben, aber übertreibe es nicht. Halte sie kurz und einfach. Je wichtiger die Besprechung ist, desto länger solltest Du über die Tagesordnung nachdenken und desto früher solltest Du zu dieser Besprechung einladen. Wenn es um die Tagesordnung geht, erledige das Wichtigste zuerst, denn möglicherweise nimmt ein CEO oder CFO an der Besprechung teil, und sie müssen möglicherweise zu einer anderen Besprechung weg oder etwas unterbricht die Besprechung. Du möchtest sicherstellen, dass die wichtigsten Punkte angesprochen werden. Die unwichtigen Dinge kommen also immer gegen Ende. So können auch manchmal Leute die Besprechung verlassen. Du kannst sagen: „Okay, CEO, wir haben das Thema für den CEO abgehandelt. Wenn es dir egal ist, kannst du gehen, denn ich glaube, wir brauchen deine Teilnahme nicht mehr, da wir gerade über die Detailfragen diskutieren.“Die Leute werden es zu schätzen wissen, wenn du sie von einem Meeting weggehen lässt, wenn ihre Teilnahme nicht mehr erforderlich ist. So werden auch gute Meetings organisiert. Lass die Leute gehen, wenn du sie nicht mehr brauchst. Verschwende nicht die Zeit der Leute mit ineffizienten Meetings.Noch etwas, was mit der Tagesordnung zusammenhängt: Lege immer einen Punkt für Ad-hoc-Punkte fest, denn seit der Einladung können Dinge dazwischengekommen sein, und du musst möglicherweise andere oder verschiedene Punkte zur Agenda hinzufügen. Frage also immer vor Beginn des Meetings, ob es aus Sicht der Teilnehmer andere Punkte gibt, die behandelt werden müssen, und überlege dann, wo du sie in die Agenda einbauen kannst.Behalte immer den Überblick über die Tagesordnung. Versuche, die Tagesordnung so gut wie möglich einzuhalten, und achte auf die Zeit, damit du erkennen kannst, wenn einige Diskussionen zu lange dauern, sodass du möglicherweise ein separates Meeting oder eine kleinere Gruppe benötigst, um das Thema zu besprechen. Die Teilnehmer werden es auch zu schätzen wissen, wenn du die Tagesordnung im Auge behältst und auf eine angemessene Zeiteinteilung der Punkte achtest, damit alles besprochen wird und das Meeting einer guten Struktur folgt.Die Leute werden das erkennen und wertschätzen. Deshalb werden sie dich lieben, wenn du dich an deine Tagesordnung hältst und während des Meetings einer klaren Struktur folgst. Das bedeutet auch, dass du zu Beginn des Meetings immer damit beginnen solltest, kurz die Tagesordnung durchzugehen, also worum es bei dem Meeting geht und was du in dem Meeting erreichen möchtest.

​Die Dauer des Meetings

Nummer vier ist die Dauer des Meetings. Das beste Meeting ist das Meeting, das nie stattfindet. Jetzt mal im Ernst: Halte Meetings so kurz wie möglich und so lang wie nötig. Normalerweise dauert ein Meeting zwischen einer und zwei Stunden, so viel solltest du einplanen. Ein Meeting, das länger als zwei Stunden dauert, ist normalerweise ziemlich anstrengend. Wenn du es in 30 Minuten schaffst, ist das gut, aber versuche, mindestens anderthalb Stunden für deine Meetings einzuplanen. Wenn du jedoch nach 20 Minuten fertig bist, ist es erledigt. Jeder wird es lieben, wenn du das Meeting nach 20 Minuten beendest und alles abgedeckt ist.​

​​Besprechungsmaterialien

​Nummer fünf sind die Besprechungsmaterialien. Wenn du Besprechungsmaterialien oder Präsentationen oder Dokumente hast, die du während der Besprechung besprechen möchtest, füge sie der Einladung bei, damit sich jeder auf die Besprechung vorbereiten kann, die Präsentation vor der Besprechung durchsehen kann und während der Besprechung seine Fragen für dich bereithält. Wenn du die Materialien deiner Einladung beifügst, werden auch die Vorgesetzten das zu schätzen wissen, da sie möglicherweise nicht teilnehmen können, weil sie in einer anderen Besprechung sind, vielleicht in einer weniger gut organisierten Besprechung. Dann können sie deine Präsentation aufrufen, durchblättern und sagen: „Hey, das ist der Typ. Er hat es gut gemacht. Wenn der andere Typ es nur so machen würde wie er.“ Es ist also immer gut für die Abwesenden, wenn sie die Materialien haben, damit sie zumindest einen Eindruck von 70–80 % dessen bekommen, was in der Besprechung besprochen und gesagt und präsentiert wird.

​Sitzungsprotokoll

​Nummer sechs ist das Sitzungsprotokoll. Wenn die Sitzung also vorbei ist, ist deine Arbeit als Organisator noch nicht vorbei. Du hast viel zu tun. Du musst die Ergebnisse der Sitzung im Sitzungsprotokoll zusammenfassen. Das Protokoll sollte auch enthalten, wo die Sitzung stattfand, wann sie stattfand, wer von welchem Unternehmen eingeladen wurde, und sogar den Titel und die Position hinzufügen, die sie innehatten. Und dann solltest du auch hinzufügen, wer bei der Sitzung dieser Personen abwesend war und wer anwesend war. So weiß jeder, wer zur Sitzung eingeladen wurde, wer teilgenommen hat und wer die Materialien bekommen hat. Es sollte klar sein, dass du im Grunde alles von der Sitzung auf einem Papier zusammenfasst. Das wird viel Zeit in Anspruch nehmen, aber es sollte von hoher Qualität sein. Vielleicht brauchst du es in einem halben Jahr, und dann hast du alles in allen Einzelheiten da und kannst es herausziehen und darauf verweisen, wo du sagst: „Hör zu, bei dieser Sitzung haben wir diese Diskussion geführt.“ Das Sitzungsprotokoll sollte auch alle Aufgaben enthalten, wer für die Ergebnisse dieser Aufgaben verantwortlich ist und die Fristen, bis zu denen versprochen wurde, diese Aufgaben zu erledigen. Ein typisches Sitzungsprotokoll ist drei bis vier Seiten lang. Verteile das Sitzungsprotokoll an alle, die auf der Einladungsliste standen, damit sie die Diskussion während der Sitzung genau verfolgen und die Ergebnisse der Sitzung sowie die getroffenen Entscheidungen oder vielleicht auch die offenen Punkte sehen können, die noch nicht angesprochen wurden. So ist ziemlich klar, was das Ergebnis der Sitzung war, welche offenen Punkte in der Sitzung besprochen und geklärt wurden. Und damit wissen auch diejenigen, die abwesend sind und sich wirklich für das Thema interessieren, ziemlich genau, worum es bei der Sitzung ging und dass es nicht so schlimm war, dass sie nicht teilnehmen konnten.

​Aufzeichnung des Meetings

​Da wir im 21. Jahrhundert leben, kann es sinnvoll sein, dein Meeting aufzuzeichnen. Du kannst entweder eine Kameraaufzeichnung oder nur eine Audioaufzeichnung machen, sodass ein zusätzliches Dokument vorhanden ist, das jemand, der sich für das Thema interessiert, erneut abspielen oder ansehen kann und so auf für ihn relevante Details der Diskussion zurückgreifen kann. Du musst jedoch auf jeden Fall sicherstellen, dass du keine sensiblen Themen besprichst, die vielleicht nicht auf Band aufgenommen werden sollten. Frag das Publikum vielleicht vorher, wie du es machen solltest, und ich denke, du wirst ein ziemlich gutes Gespür dafür haben, ob es sinnvoll ist, das Meeting aufzuzeichnen oder nicht, wenn es wichtig genug ist, um es später erneut abzuspielen, oder wenn es nicht so wichtig ist.Wenn du beispielsweise ein Meeting hast, bei dem du jemandem etwas erklärst, könnte es durchaus sinnvoll sein, dieses Meeting aufzuzeichnen, damit du in Zukunft Zeit sparen kannst. Vielleicht erklärst du jemandem eine Ordnerstruktur oder wie bestimmte Dinge in deinem Unternehmen getan und dokumentiert werden. Ab und zu hast du einen neuen Mitarbeiter, der diese Schulung benötigt. Es macht also keinen Sinn, das immer wieder zu tun. Es kann viel effizienter sein, wenn du diese Art von Meetings einfach aufzeichnest, und wenn eine neue Person dazukommt, gibst du ihr die Videoaufzeichnung. So kann sie das Dokument durchlesen, durcharbeiten und herausfinden, wie die Dinge in deinem Unternehmen gehandhabt werden. So verschwendest du keine Zeit. Und ich denke, es ist effizienter für diese Person, weil sie sich organisieren kann, wenn sie sich das Video ansieht. Sie ist also flexibler als bei einem persönlichen Meeting. Eine Aufzeichnung bietet also mehr Flexibilität als ein persönliches Meeting.

​​Zusammenfassung der Besprechungs- und Aufgabenverfolgung

​Der letzte zu berücksichtigende Punkt ist Punkt 7: die Zusammenfassung und die Aufgabenverfolgung. Zu einem guten Meeting sollte eine Zusammenfassungs-E-Mail gehören, die auch das Meeting-Protokoll enthält. Markiere in der Zusammenfassungs-E-Mail einfach drei bis sieben Aufzählungspunkte, in denen Du das Ergebnis und die wichtigsten während des Meetings getroffenen Entscheidungen kurz zusammenfasst. Hänge das Meeting-Protokoll an, damit sich jeder die Details ansehen kann. Verteile das Meeting-Protokoll an jeden, der zum Meeting eingeladen wurde, damit jeder die kurze und knappe Zusammenfassung hat und sich nicht in die Details des Meeting-Protokolls einlesen muss. Nimm in diese Zusammenfassungs-E-Mail wichtige Aufgaben, verantwortliche Personen sowie kritische Termine auf.

​Folie: Zutaten für gute Meetings

​Wie in den meisten meiner Videos habe ich alles, was in diesem Video besprochen wurde, auf dieser Folie zusammengefasst. Du kannst sie von meiner Website www.gabrielgoldbrain.com herunterladen.

​Video-Empfehlung

​Wenn Du Dich für den Lebensstil eines Unternehmensberaters interessierst, schau Dir Video 1 an. Wenn Du wissen möchtest, wie Du Dich im besten Licht verkaufen kannst, schau Dir Video 2 über die SCR-Methode an. Abonniere meinen Kanal. Danke fürs Anschauen.